Wat kost een kassasysteem voor je restaurant?

Waarom niemand je één bedrag kan noemen

Vraag drie leveranciers wat een kassasysteem kost en je krijgt drie bedragen die je niet naast elkaar kunt leggen. De eerste noemt het maandbedrag van de software. De tweede noemt de hardware uit zijn showroom. De derde noemt een pakketprijs waar de betaalkosten netjes buiten vallen.

Ze liegen geen van drieën. Een kassasysteem is geen product met een prijskaartje, het is een stapel kosten die zich over vijf jaar uitsmeert. Zes regels, om precies te zijn:

• Hardware die je koopt of least: schermen, bonprinters, een kassalade, betaalterminals.
• Een abonnement op de software, meestal per kassa per maand en niet per zaak.
• Betaalkosten over elke transactie die binnenkomt, aan de balie en online.
• Installatie, het invoeren van je kaart en het trainen van je team.
• Koppelingen met je boekhouding, je bestelsite en je roosterprogramma.
• Onderhoud, support en de jaarlijkse verhoging over de hele looptijd.

Vergelijk je op één van die zes regels, dan vergelijk je niets. De offerte met het laagste maandbedrag is regelmatig de duurste, omdat bij die leverancier de andere vijf vollopen. Zet ze dus alle zes in één rij en tel op naar zestig maanden. Dat bedrag is waar je een besluit over neemt.

Cloud, lokaal of hybride: hetzelfde geld, ander moment

Het eerste dat je kosten bepaalt is niet de leverancier, maar de vorm. Dezelfde functionaliteit kost je vooraf veel en daarna weinig, of precies andersom. Dat zie je niet in je marge, maar wel in je banksaldo in de eerste maand.

Cloud is dus niet goedkoper dan lokaal. Cloud is later. Over vijf jaar lopen ze vaak op hetzelfde uit, met dit verschil: in een abonnement zitten updates, back-ups en support meestal inbegrepen.

Welke vorm het goedkoopst is, hangt dus af van waar je staat. Draait je zaak nog geen jaar, dan weegt de lage startdrempel zwaarder: je hebt je geld nu nodig, niet in jaar vier. Zit je al tien jaar op dezelfde hoek, dan telt alleen dat eindtotaal.

Hardware: wat je één keer betaalt

Hardware is de enige kostenregel waar echte bedragen op te plakken zijn, en zelfs daar zijn het bereiken. Kassa-apparatuur is een wereldmarkt: een bonprinter kost in Rotterdam ongeveer wat hij in Antwerpen kost. De bedragen hieronder zijn ordes van grootte om een begroting mee te maken, geen offerte.

Twee beslissingen schelen hier het meeste geld. De eerste is niet meer kopen dan je nodig hebt: een tweede kassa verdient zichzelf alleen terug als er echt een rij voor de eerste staat. Begin met de kleinste opstelling die je drukste uur aankan.

De tweede is kopen of leasen. Leasen houdt je eerste factuur laag en je maandlast hoog, en na vijf jaar heb je niets in handen. Kopen doet het omgekeerde: je schrijft de apparatuur over meerdere jaren af. Vraag bij elk leasevoorstel wie de eigenaar is aan het eind, en wie een kapot scherm vervangt.

Software: het maandbedrag geldt per kassa

Het maandbedrag op de website geldt bijna altijd per kassa, niet per zaak. Twee schermen aan de bar en een handheld voor het terras zijn dus drie keer dat bedrag. Dat is het meest voorkomende misverstand in de hele offerte.

De bedragen lopen uiteen van enkele tientjes per kassa per maand tot ruim boven de honderd euro per kassa. Dat verschil zit zelden in het afrekenen zelf, want dat kan elk systeem. Het zit in de modules: voorraad, personeelsplanning, uitgebreide rapportage, een koppeling met je bestelsite. Het instaptarief op de prijspagina is meestal één kassa zonder modules.

Die laatste vraag is de belangrijkste en wordt het minst gesteld. Een indexering van een paar procent klinkt als niets, maar hij werkt door over de hele looptijd en over elke kassa tegelijk. Laat het antwoord in de offerte zetten, en vraag of er een maximum aan vastzit.

Betaalkosten: hier wijkt Nederland echt af

Bijna alles wat je online leest over kassakosten komt uit de Verenigde Staten, en juist hier gaat het mis. Daar wordt een kaartbetaling meestal afgerekend als een percentage van de bon plus een paar cent. Hier is pinnen de norm, en dat gaat doorgaans per transactie tegen een vast bedrag van enkele centen.

Dat draait je rekensom om. Bij een vast bedrag per transactie kost een bon van €8 evenveel als een van €80, dus betaal je verhoudingsgewijs het meest op je kleine bestellingen. Bij een percentage is het andersom. Reken het door met je eigen tarieven: op een bon van €25 kost 2% je €0,50, en een vast tarief van vijf cent kost je vijf cent.

Je betaalkosten bestaan bovendien uit meer dan één regel:

• Pinbetalingen, contactloos of met de pas: meestal een vast bedrag per transactie.
• Creditcards: meestal een percentage, en hoger voor zakelijke kaarten en kaarten van buiten Europa.
• iDEAL en andere online betalingen op je bestelsite: meestal een vast bedrag per geslaagde betaling.
• De betaalterminal zelf: huur per maand of eenmalige aanschaf.
• Een vast maandbedrag voor het contract met je betaaldienstverlener.

Vraag dus nooit naar de transactiekosten in het enkelvoud. Vraag om het tarievenblad per kaartsoort en per betaalmethode, en vraag of je je betaalverkeer vrij mag onderbrengen. Sommige kassaleveranciers rekenen een laag maandbedrag omdat ze hun geld op jouw betalingen verdienen.

Installatie, training en de week erna

Tussen het tekenen en de eerste soepele vrijdagavond zit werk, en dat staat lang niet altijd in de prijs. Het invoeren van je kaart is de grootste post: elke variant, elke extra, en het juiste btw-tarief per artikel, want eten valt onder 9% en alcohol onder 21%. Bij tachtig gerechten is dat een dag werk. De vraag is alleen wiens dag.

• Installatie op locatie, met een monteur die het netwerk trekt en de kassa’s inricht.
• Installatie op afstand, waarbij je het zelf doet met iemand aan de telefoon.
• Het invoeren van je kaart, inclusief varianten, extra’s en het btw-tarief per artikel.
• Training van je team, van instructievideo’s tot een dagdeel in je zaak.

Op afstand is goedkoper en voor een kleine zaak vaak genoeg. Heb je meerdere kassa’s, een keukenscherm en een netwerk dat er nog niet ligt, dan is een monteur het geld waard, al was het maar omdat je iemand kunt aanwijzen.

En dan de post die op geen enkele offerte staat: de week waarin je team langzamer werkt. Plan de overstap op je rustigste dag, nooit op een vrijdag, en zet in de eerste twee diensten iemand extra in die alleen hoeft mee te kijken. Dat kost een paar uur loon en bespaart je een avond met boze gasten.

De kosten die pas in jaar twee opduiken

De eerste factuur is de eerlijkste die je krijgt. Daarna komen de regels die in het verkoopgesprek niet vielen.

Support en onderhoud

Support tijdens kantooruren zit er meestal in. Support op zaterdagavond om half acht vaak niet, en dat is precies wanneer je hem nodig hebt. Vraag naar de reactietijd buiten kantooruren, en naar wie er langskomt als er hardware stuk gaat.

Koppelingen

Een koppeling met je boekhouding, je bestelsite of een bezorgplatform wordt soms apart gefactureerd, per koppeling per maand. Vraag welke in het tarief zitten en welke via een tussenpartij lopen, want die stuurt een eigen factuur en heeft een eigen storing.

Beveiliging en gegevens

Je werkt met kaartgegevens en met gastgegevens. Voor kaartbetalingen gelden de eisen van de kaartschema’s, voor gastgegevens de AVG. Bij een cloudsysteem zit het meeste daarvan in de dienst. Beheer je het zelf, dan is het jouw werk en dus jouw kosten.

Groeien

Een tweede vestiging is geen tweede abonnement, het is een tweede complete set: kassa’s, licenties, installatie, training. Vraag nu al wat dat kost. Het antwoord zegt of dit systeem met je meegroeit of je afremt.

Zet het naast wat een bestelling ergens anders kost

Een kassasysteem kost een vast bedrag per maand. Dat is saai, en saai is precies waarom het te overzien is: in januari weet je wat december kost. Een bezorgplatform kost een deel van elke bestelling, en die rekening groeit mee met je succes.

Reken het één keer door met je eigen cijfers. Stel dat er in een maand voor €18.000 aan bestellingen via een platform binnenkomt. Bij een commissie van 10% is dat €1.800 in die ene maand. Vul je eigen percentage in, want dat staat in jouw contract en niet in dit artikel. Leg dat bedrag naast het maandbedrag van je kassa.

Dit is geen pleidooi om morgen bij de platforms weg te lopen. Ze brengen gasten die je anders niet had gezien. Het punt is dat je je kosten per kanaal kent. Een bestelling via je eigen bestelsite kost je de betaalkosten en verder niets. Dezelfde bestelling via een platform kost een percentage, ook bij de gast die er al twintig keer besteld heeft.

Bereken dus niet alleen wat je kassa kost, maar wat een bestelling kost, per kanaal.

Reken het door voordat je tekent

Alles hierboven past in één tabel met een kolom per leverancier en zestig maanden eronder. Dat is huiswerk, en het is het laatste moment waarop je nog iets kunt veranderen.

1. Vraag elke leverancier om een offerte waarin alle zes de kostenregels staan, ook de nulregels.
2. Tel de eerste maand op: hardware, installatie, het invoeren van je kaart, training.
3. Tel de vaste maandlast op en vermenigvuldig met zestig, met de indexering erin.
4. Tel je betaalkosten erbij, op basis van je transacties van vorige maand.
5. Trek eraf wat je bespaart: de tablet die weg kan, de uren die je niet meer overtypt.

Dan pas onderhandelen. Aan het maandbedrag zit weinig beweging, want daar wordt de verkoper op afgerekend. Aan de rest wel: installatiekosten, het invoeren van je kaart, een hardwarepakket, de eerste maanden, of een kortere looptijd tegen hetzelfde tarief. Het slechtste antwoord is nee.

Doe dit maandag: pak de laatste offerte die op je bureau ligt en zoek de zes kostenregels op. Ontbreekt er een, dan bel je daarover voordat je over de prijs praat.