Boekhouden voor restaurants: de cijfers die je moet volgen

Wat boekhouden in de horeca eigenlijk is

Boekhouden in de horeca is bijhouden wat er met je geld gebeurt, en dat omzetten in een paar getallen waar je een besluit op kunt nemen. Meer is het niet. Het is geen vak dat je alsnog moet leren, het is een gewoonte die je jezelf aanleert.

Het verschil met een winkel zit in het tempo. Je koopt vers in dat over drie dagen niets meer waard is. Je personeelskosten lopen door terwijl de zaak leeg staat. En je omzet komt binnen via de kassa, via je eigen bestelsite en via de bezorgplatforms, drie stromen die niet tegelijk binnenkomen.

• Inkoopwaarde: wat bord en glas je kostten.
• Personeelskosten: loon, vakantiegeld, pensioen, loonheffingen.
• Begroting: wat je per maand verwacht te verkopen en uitgeeft.
• Rapportage: winst en verlies, balans, kasstroom.
• Belasting: op tijd aangifte, geld vooraf apart.

Boekhouden en accountancy zijn niet hetzelfde

Boekhouden is het werk van vandaag. Bonnen inboeken, inkoopfacturen matchen, de kassa afsluiten. Het levert geen mening op.

Accountancy is wat je met dat werk doet. De jaarcijfers, de aangifte, het gesprek over die tweede zaak. Daar zit het oordeel.

Je boekhouding vertelt wat er is gebeurd. Je accountant helpt je begrijpen wat het betekent. Het eerste kun je grotendeels automatiseren, het tweede niet.

Waarom je je eigen cijfers moet kennen

Je kunt de hele administratie uitbesteden. Wat je niet kunt uitbesteden is het lezen ervan. Je boekhouder ziet je cijfers een keer per kwartaal. Jij ziet ze elke dag, en jij bent de enige die weet dat dinsdag laag was omdat de friteuse stuk stond.

• Je houdt grip op je marge en ziet leveranciersprijzen oplopen.
• Een derde bezorgkanaal wordt een rekensom, geen discussie.
• Je ziet je kaspositie aankomen, niet pas in januari.
• Je kunt plannen. Een oven komt niet uit de weekomzet.
• De Belastingdienst verrast je niet meer.

Het gaat niet om meer cijfers. Het gaat om dezelfde paar getallen, elke week op hetzelfde moment bekeken, zodat je een afwijking ziet terwijl hij nog klein is.

De cijfers die er echt toe doen

Er zijn tientallen kengetallen te bedenken. In de praktijk stuur je op een handvol. Deze zijn het waard om uit je hoofd te kennen.

Prime cost

Prime cost is je inkoopwaarde plus je totale personeelskosten. Dat zijn de twee grootste posten in een horecazaak, en de enige twee die je zelf kunt bijsturen. Je huur ligt vast, je inkoop en je rooster niet.

1. Inkoopwaarde = beginvoorraad + inkopen, min eindvoorraad.
2. Personeelskosten = lonen + vakantiegeld + pensioen + loonheffingen.
3. Prime cost = inkoopwaarde + personeelskosten.
4. Prime cost in procenten = prime cost gedeeld door omzet.

Het percentage zegt meer dan het bedrag. Stijgt je prime cost twee maanden op rij terwijl je omzet gelijk blijft, dan lek je ergens. Waar weet je nog niet, maar je weet dat je moet kijken.

Inkoopwaarde van de omzet

Dit is wat de producten kostten die je daadwerkelijk verkocht hebt. Niet wat je inkocht, maar wat de deur uit ging. Het verschil zit in je voorraad.

Een voorbeeld. Je begint de maand met €4.500 voorraad, koopt voor €10.000 in en eindigt met €3.000. Je inkoopwaarde is dan €4.500 + €10.000 min €3.000, oftewel €11.500. Dat bedrag staat tegenover je omzet van die maand.

Het nut zit in de herhaling. Eén keer tellen zegt weinig. Twaalf keer tellen laat zien of je porties uitlopen of dat je kaart aan een prijsronde toe is.

Brutowinst en nettowinst

Brutowinst is je omzet min je inkoopwaarde: dat zegt of je kaart klopt. Nettowinst is wat overblijft als alles betaald is, van huur tot afschrijving: dat zegt of je zaak klopt.

Een zaak kan een prima brutowinst hebben en aan het eind van het jaar niets verdienen. Dat is meestal het antwoord op de vraag waarom een volle zaak geen geld oplevert.

Grootboekrekeningen

Je grootboek is de indeling waarin elke transactie valt: inkoop food, inkoop drank, loon, huur, commissie. Hoe fijner die indeling, hoe meer vragen je later beantwoordt zonder er een avond voor te gaan zitten. Geef commissie van bezorgplatforms een eigen rekening.

Factuurstelsel of kasstelsel

In het factuurstelsel boek je omzet en kosten zodra ze ontstaan, ook als het geld nog niet is overgemaakt. In het kasstelsel boek je ze wanneer het geld beweegt. Veel zaken die rechtstreeks aan particulieren verkopen vallen voor de btw onder het kasstelsel. Laat je boekhouder één keer vaststellen wat voor jou geldt.

Afschrijving

Een vaatwasser van vijfduizend euro is geen kostenpost van vijfduizend euro in de maand dat je hem koopt. Je schrijft hem af over de jaren dat je hem gebruikt, zodat je maandcijfers laten zien wat draaien echt kost.

Het werk dat elke dag, week en maand terugkomt

De meeste administratieve ellende komt niet van moeilijke vragen maar van uitstel. Een bon van drie weken geleden kost je tien keer zoveel tijd als dezelfde bon van vanochtend.

Zet het dagelijkse en wekelijkse werk op een vast moment. In de zaken waar dit goed loopt gebeurt het in de rustige twintig minuten na de lunch, niet ’s avonds na sluiting.

Twee dingen gaan in de horeca vaker mis dan de rest: uren en fooien. Uren die niet zijn goedgekeurd voordat de loonrun draait, corrigeer je een maand later. En fooien die via de pin binnenkomen en die jij uitbetaalt, kunnen als loon meetellen voor de loonheffing. Spreek één werkwijze af en laat je boekhouder er één keer naar kijken.

Btw, KvK en de Belastingdienst

Dit is het deel waar Amerikaanse artikelen je niets over vertellen, en het deel dat het snelst geld kost als je het laat lopen.

Btw

In de horeca reken je twee tarieven naast elkaar: 9% over eten en alcoholvrije drank, 21% over alcohol. Je kassa moet je omzet dus per tarief kunnen uitsplitsen. Kan hij dat niet, dan wordt je aangifte een schatting.

Zet het btw-bedrag apart zodra het binnenkomt. Een aparte rekening waar je wekelijks geld naartoe schuift is de goedkoopste verzekering die er is. De btw op je rekening is nooit van jou geweest.

De meeste zaken doen per kwartaal aangifte. Zet die vier data in je agenda met een week marge. Een te late aangifte kost een boete die niets met de kwaliteit van je zaak te maken heeft.

KvK en rechtsvorm

Je zaak staat bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als eenmanszaak, vof of bv. Dat is geen formaliteit: je rechtsvorm bepaalt hoe je belast wordt en waarvoor je privé aansprakelijk bent. Bij een eenmanszaak loopt de winst via je inkomstenbelasting, bij een bv betaal je vennootschapsbelasting en betaal je jezelf salaris. Wat gunstiger uitpakt hangt af van je winst en je risico, en daar verdient een uur bij een boekhouder zich terug.

Wat je moet bewaren

De basisregel is zeven jaar: bonnen, inkoopfacturen, kassarapporten, loonstroken, bankafschriften. Voor gegevens over onroerend goed geldt langer. Digitaal bewaren mag en is beter, want een schoenendoos met thermische kassabonnen is over twee jaar een doos blanco papier.

Zelf doen, een boekhouder of software

Er zijn drie manieren om dit te organiseren, en de meeste zaken komen uit op een combinatie van twee.

In de praktijk werkt de combinatie het beste: software die je bank en je kassa binnenhaalt, en een boekhouder die er per kwartaal naar kijkt. Je betaalt dan voor oordeel in plaats van voor typewerk.

Wat je vanaf dag één bijhoudt

• Omzet per dag, per kanaal: zaal, afhaal, eigen site, elk platform apart.
• Personeelskosten per week, inclusief werkgeverslasten.
• Voorraad, aan het eind van elke maand.
• Inkoopfacturen met leverancier en datum, ook de onbetaalde.

Koppel je kassa aan je boekhouding

Een kassa die zijn dagomzet doorgeeft aan je boekhouding scheelt vooral fouten. Overtypen is de plek waar een tarief verkeerd terechtkomt. Stel elk systeem dat je overweegt dezelfde vraag: geeft dit mijn omzet door per btw-tarief, per kanaal en per dag?

Voor de boekhouding zelf gebruiken Nederlandse ondernemers pakketten als Moneybird, e-Boekhouden.nl, Exact Online, Snelstart en Yuki. Wat past hangt af van je omvang en van wat je boekhouder al gebruikt, dus vraag hem dat eerst. Tarieven veranderen, dus kijk voor de prijs op de site van het pakket zelf.

Wat commissie van bezorgplatforms met je boeken doet

Bestellingen via Thuisbezorgd of Uber Eats komen niet bij je binnen zoals de gast ze plaatste. Het platform houdt zijn commissie in en maakt het restant over. Boek je alleen dat restant, dan zijn zowel je omzet als je kosten te laag.

Boek de bestelling voor het volledige bedrag dat de gast betaalde, en boek de commissie apart op een eigen grootboekrekening. Gebruik daarvoor de specificatie van het platform en niet je bankafschrift, want op je afschrift is het bedrag al weg.

Doe dat een kwartaal lang en er verschijnt een regel op je winst-en-verliesrekening die je nooit eerder zo zag: wat je per jaar betaalt om je eigen gasten te bereiken. Bestellingen via je eigen site hebben die regel niet. Dat is de hele reden om zo’n site te hebben.

Trek pas conclusies als je het hebt uitgerekend. Een platform dat je nieuwe gasten brengt kan de commissie waard zijn.

De fouten die je het vaakst ziet

Geen van deze fouten is dom. Ze ontstaan doordat de zaak druk was en de administratie kon wachten.

• Privé en zakelijk door elkaar boeken.
• De kassa niet aansluiten op de bank.
• Alleen naar de maand kijken, als die al voorbij is.
• De btw als omzet zien.
• Werkgeverslasten vergeten, waardoor je prime cost te laag lijkt.
• Bonnen in een la bewaren in plaats van fotograferen.

Dat ze allemaal uit drukte ontstaan is precies waarom een vast moment beter werkt dan een goed voornemen. Twintig minuten die in je week staan gaan door, twintig minuten die je erbij doet niet.

Begin maandag met een getal

Als dit stuk je één ding oplevert, laat het dan dit zijn: kies één getal en bekijk het elke week op hetzelfde moment.

Begin met je prime cost als percentage van je omzet. Je hebt er drie dingen voor nodig die je al hebt: je omzet, je inkoopfacturen en je loonkosten. Zet het twaalf weken achter elkaar in dezelfde spreadsheet.

Daarna heb je iets wat geen enkel benchmarkrapport je kan geven: een lijn van je eigen zaak. Vanaf dat moment wordt elke beslissing over je kaart, je rooster en je bestelkanalen makkelijker, omdat je kunt zien wat hij met die lijn deed.